Pernahkah Anda menerima pesan digital, entah itu melalui media sosial atau e-mail, yang tidak berisi apa-apa kecuali tautan dokumen atau gambar? Dan ketika dibuka, tautan itu adalah penawaran, promosi produk, atau mungkin lamaran pekerjaan. Bagaimana perasaan Anda saat menerima hal tersebut?

—

MUNGKIN ada orang-orang yang tidak menjadi masalah dengan menerima pesan digital seperti itu melalui WhatsApp, Instagram, Facebook, ataupun surat elektronik. Namun, pada dasarnya, kebanyakan orang merasa kurang nyaman saat menerima pesan ’’kejutan’’ seperti itu. Mengapa?

Bayangkan Anda sedang berada di situasi yang rileks, misalnya berjalan-jalan di mal. Lalu kemudian ada SPG kartu kredit yang tiba-tiba menghampiri dan menawari Anda untuk mendaftar kartu kredit tersebut. Sering kali Anda merasa tidak nyaman bukan? Tidak jarang, Anda juga mengalami kondisi mood yang terganggu seketika itu. Demikian pula yang akan dirasakan penerima pesan kita saat mendapatkan ’’kejutan” berupa tautan penawaran yang tidak diawali pesan apa pun sebelumnya.

Bila kita telusuri lebih dalam, tidak ada orang yang nyaman dihadapkan tiba-tiba pada sebuah penawaran apa pun. Hal itu disebabkan pengirim pesan tidak menyadari pentingnya proses membangun rapport saat mengajukan penawaran tersebut.

Alasan yang sama juga dialami secara sebaliknya, yakni kita akan cenderung merasa lebih susah untuk menolak penawaran dari orang-orang yang sudah membangun rapport terlebih dahulu.

Rapport dalam hal ini memiliki makna ’’hubungan”. Dengan kata lain, siapa pun kita, media apa pun yang kita gunakan, penting sekali untuk kita tetap mengingat bahwa membangun hubungan merupakan faktor yang sangat krusial dilakukan sebelum mengajukan penawaran apa pun.

Dalam mengirimkan pesan secara tertulis, salah satu pembangun hubungan yang paling utama adalah menuliskan cover letter, yang sebenarnya sudah cukup biasa dilakukan saat seseorang mengirimkan dokumen dalam bentuk hard copy, tetapi kadang lupa dilakukan saat mengirimkannya dalam bentuk soft copy.

Cover letter bertujuan memberikan sebuah perkenalan singkat mengenai diri kita atau perusahaan yang kita wakili, serta tujuan dari pengiriman tautan yang nantinya dibuka penerima pesan tersebut.

Cover letter itu juga secara tidak langsung akan mengomunikasikan profesionalisme dan etika kita sebagai penyampai pesan, sebagaimana layaknya seseorang yang ingin menjalin hubungan yang lebih dekat dengan orang lain selalu dimulai dengan perkenalan.

Sebuah cover letter yang profesional setidaknya memiliki elemen-elemen berikut:

– Tanggal pesan yang diperbarui.

– Detail orang yang dituju (nama, jabatan, dan nama perusahaan).

– Salam pembuka.

– Alinea pembuka, termasuk di dalamnya perkenalan informasi tentang diri sendiri atau organisasi/perusahaan yang diwakili.

– Tujuan pesan dan tautan yang dikirimkan.

– Informasi kontak untuk komunikasi yang lebih lanjut.

– Ucapan terima kasih dan salam penutup.

Dengan menerapkan penggunaan cover letter atau halaman pembuka, kita bisa memastikan bahwa kita tidak hanya menunjukkan sopan santun, tetapi juga menjadi orang-orang yang profesional dalam bersikap dan memiliki inisiatif untuk membangun hubungan baik yang bersifat timbal balik dalam bisnis.

Mari menjadi orang-orang yang memiliki inisiatif membangun hubungan baik dalam bisnis kita. Make it happen!

*) ANDREW ARDIANTO, President director John Robert Powers Indonesia