JawaPos.com – Teknologi benar-benar membawa kemudahan pada setiap aspek kerja, bahkan yang sesederhana menandatangani dokumen. Kini, teknologi tanda tangan elektronik (TTE), atau E-Signature bahkan mulai menggantikan tanda tangan basah yang rentan akan pemalsuan.
Brendan Rakphongphairoj, Chief Innovation Officer Mekari, salah satu perusahaan teknologi yang menyediakan solusi E-Signature bersertifikasi Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSrE), mengatakan bahwa meningkatnya penggunaan E-Signature sejalan dengan tren digitalisasi yang membuat bisnis semakin paperless.
“Setiap hari, perusahaan harus menandatangani puluhan dokumen, mulai dari kontrak legal hingga faktur penjualan. Bahkan, seorang sales di perusahaan asuransi mengakui bahwa ia menghabiskan 65 persen dari waktu kerjanya untuk memproses, termasuk menandatangani, perjanjian premi dengan ratusan nasabah,” kata Brendan di Jakarta.
Ia melanjutkan bahwa E-Signature mengotomasi proses penandatanganan dokumen, dengan demikian meningkatkan efisiensi kerja mereka yang memiliki otoritas menyetujui atau mengesahkan dokumen, seperti pimpinan perusahaan, tim di departemen keuangan, maupun tim di departemen legal.
Brendan kemudian menjabarkan 5 cara E-Signature mempermudah penandatanganan dokumen sehingga pekerjaan menjadi lebih ringan.
Praktis
Menandatangani puluhan dokumen bisa menyita banyak waktu yang seharusnya bisa digunakan untuk menyelesaikan tugas lain. E-Signature mempercepat penandatanganan dokumen karena puluhan dokumen yang telah diunggah ke aplikasi bisa secara sekaligus dibubuhi tanda tangan.
Aplikasi E-Signature pun bisa menangani dokumen dengan ragam format, mulai dari PDF hingga docx. Dengan demikian, E-Signature dalam hal penggunaan menjanjikan kepraktisan lebih.
Efisien
Mengejar tanda tangan seseorang terkadang melelahkan. Nah, aplikasi E-Signature dikatakan bisa memudahkan permohonan tanda tangan karena aplikas akan otomatis mengirimkan notifikasi untuk mengingatkan orang-orang untuk menandatangani dokumen sebelum tenggat waktu.
Selain itu, aplikasi E-Signature juga memungkinkan semua yang terlibat untuk memantau proses penandatanganan secara real-time, yang semakin mempermudah permintaan tanda tangan dan jadi lebih efisien.
Nggak Repot Urusan Dokumen
Mengirim banyak dokumen dengan kurir untuk ditandatangan basah memakan biaya, apalagi jika dokumen harus dikirimkan ke luar kota atau negeri. Aplikasi e-signature meniadakan ongkos pengiriman karena pembubuhan tanda tangan cukup dilakukan secara online.
Dokumen pun bisa dikirim sekaligus secara massal, fitur yang berguna bagi perusahaan yang harus mengirim berbagai kontrak atau faktur penjualan ke pelanggan dan penyuplai.
Lebih Aman
Banyak dokumen, seperti perjanjian atau kontrak, berisi informasi yang harus dijaga kerahasiaanya. Sebab itu, dokumen harus dijaga agar jangan sampai hilang, serta dibaca atau disalin oleh mereka yang tidak berwenang.
Aplikasi E-Signature memiliki berbagai fitur yang memastikan bahwa hanya pihak yang diberikan wewenang bisa mengakses dan menandatangani dokumen. Fitur jejak audit, misalnya, merekam secara rinci perubahan yang dilakukan pihak manapun pada dokumen.
Pastikan juga bahwa aplikasi E-Signature sudah bersertifikat Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSrE) sehingga tanda tangan yang dibubuhkan dianggap sah secara hukum.
Bisa Dilakukan Dimana Saja
Kini, bisnis bisa dijalankan dari mana saja, apalagi dengan maraknya tren hybrid work dimana karyawan bekerja dari lokasi yang berbeda. Aplikasi E-Signature menyimpan semua dokumen di awan, sehingga penandatanganan dapat dilakukan secara multi platform melalui smartphone, tablet, dan komputer. Pengoperasian bisnis pun semakin tidak dibatasi oleh jarak dan waktu.